Spam-Ordner entzaubert: Wie Sie Newsletter im Posteingang zustellen

Landet Ihr Newsletter häufig im Spam-Ordner? Unerwünschte E-Mails stellen eine Herausforderung dar, der sich E-Mail-Marketer täglich stellen müssen. Wenn Sie regelmäßig Newsletter versenden, wissen Sie, wie frustrierend es sein kann, wenn Ihre sorgfältig gestalteten E-Mails im Spam-Ordner Ihrer Abonnenten landen.

Um sicherzustellen, dass Ihre Newsletter direkt im Posteingang ankommen und von Ihren Empfängern gelesen werden, ist es wichtig, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen und das Geheimnis hinter dem Spam-Ordner und Spam-Filtern zu kennen.

Die Welt des Spam-Ordners: Hinter den Kulissen des E-Mail-Schutzes

Der Spam-Ordner, den Sie aus Ihrem Webmailer oder dem E-Mail-Programm auf Ihrem Rechner kennen, ist lediglich die Spitze des Eisbergs. Dahinter verbirgt sich eine umfangreiche technische Infrastruktur, die auf allen Ebenen der E-Mail-Kommunikation wirkt, um unerwünschte Nachrichten abzufangen und vor Spam zu schützen. Diese Infrastruktur besteht aus verschiedenen Komponenten, wie zum Beispiel Spam-Filtern, Blacklists, Whitelists und komplexen Algorithmen, die darauf abzielen, Spam-E-Mails zu identifizieren und auszusortieren.

Die meisten Nutzerinnen und Nutzer verwenden für den Empfang ihrer E-Mails eine der folgenden drei Arten von E-Mail-Konten:

1. Ein Konto bei einem Webmailer wie Gmail, Outlook oder GMX. Diese Webmailer bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche und viele praktische Funktionen für die E-Mail-Nutzung. Die Spam-Filter dieser Webmailer sind hochentwickelt und analysieren eingehende E-Mails anhand verschiedener Kriterien wie Absenderinformationen, Betreffzeile, Inhalt und Verhaltensmuster.
2. Ein Konto bei einem Internet Service Provider (ISP), das Teil des Dienstleistungspakets rund um einen Internetzugang ist. Wenn Sie zum Beispiel über T-Online im Internet sind, erhalten Sie auf Wunsch eine E-Mail-Adresse mit der Endung @t-online.de. Ähnliche Angebote gibt es bei anderen Providern wie o2, Vodafone und vielen mehr. Diese ISP-Konten nutzen ebenfalls Spam-Filter, um ihre Nutzerinnen und Nutzer vor unerwünschten E-Mails zu schützen.
3. Ein Konto, das mit einer individuellen Domain verknüpft ist und zu einer privaten oder geschäftlichen Webseite gehört. In diesem Fall gehört der E-Mail-Dienst zur technischen Infrastruktur des Webhosters, bei dem der entsprechende Webspace samt Domain angemietet wurde. Auch hier kommen Spam-Filter zum Einsatz, um Spam-Nachrichten zu erkennen und zu blockieren.

Diese Unternehmen setzen verschiedene Maßnahmen ein, um Spam-Nachrichten aus den E-Mails ihrer Nutzerinnen und Nutzer herauszufiltern. Dazu gehören unter anderem das Prüfen von E-Mail-Headerinformationen, das Scannen von Inhalten nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Phrasen, das Vergleichen mit bekannten Spam-Mustern und das Überprüfen der Reputation von Absendern anhand von Blacklists und Whitelists.

Obwohl diese Spam-Filter dazu beitragen, unseren E-Mail-Posteingang von unerwünschten Nachrichten zu befreien, kann es leider vorkommen, dass auch legitime E-Mails fälschlicherweise als Spam eingestuft werden, wie zum Beispiel Newsletter. In solchen Fällen ist es wichtig, Strategien zu kennen, um sicherzustellen, dass Ihr Newsletter erfolgreich zugestellt wird und nicht im Spam-Ordner verschwindet.

Tipps, den Spam-Ordner zu umgehen

Nutzersignale beachten

Achten Sie auf das Feedback Ihrer Abonnenten. Relevante und qualitativ hochwertige Inhalte führen zu einer höheren Interaktion und positiven Nutzersignalen wie Öffnungsraten, Klicks und Antworten. Dies zeigt den E-Mail-Anbietern, dass Ihre E-Mails von den Empfängern gewünscht sind und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Zustellung in den Posteingang.

Inhalte optimieren

Vermeiden Sie Spam-Auslöser wie übermäßige Verwendung von Großbuchstaben, auffälligen Farben und exzessiven Ausrufezeichen in Betreffzeilen und Texten. Gestalten Sie Ihre Inhalte gut strukturiert, informativ und personalisiert, um das Interesse der Leser zu wecken und eine hohe Relevanz zu gewährleisten.

Blocklists und Allowlists überprüfen

Achten Sie darauf, dass Ihre Domain und IP-Adresse nicht auf Blocklists landen. Überwachen Sie regelmäßig Ihre Reputation und nehmen Sie bei Bedarf Kontakt mit Blocklist-Anbietern auf, um eventuelle Probleme zu beheben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Absenderadresse und Domain auf Allowlists von E-Mail-Anbietern stehen, um eine reibungslose Zustellung zu gewährleisten.

Datenqualität verbessern

Sorgen Sie für eine regelmäßige Pflege Ihrer E-Mail-Liste. Entfernen Sie ungültige, inaktive oder abgemeldete Adressen, um die Zustellbarkeit zu optimieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung der Empfänger haben und den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Hochwertige technische Infrastruktur

Investieren Sie in eine zuverlässige E-Mail-Versandplattform, die über moderne Technologien zur Zustellbarkeitsoptimierung verfügt. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Versandgeschwindigkeit, IP-Reputation-Management, Spam-Filter-Überwachung und Unterstützung von Authentifizierungsmethoden wie DKIM, SPF und DMARC.

Durch die Berücksichtigung von Nutzersignalen, die Optimierung Ihrer Inhalte, das Überwachen von Blocklists und Allowlists, die Verbesserung der Datenqualität sowie die Nutzung hochwertiger technischer Mittel können Sie die Zustellbarkeit Ihrer Newsletter verbessern und sicherstellen, dass sie im Posteingang Ihrer Abonnenten landen.

Mit kajomi MAIL in den Posteingang

kajomi MAIL bietet Ihnen Funktionen, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern:

1. Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC: Beim Versand Ihrer E-Mails über kajomi MAIL wird automatisch eine Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC eingerichtet. Diese Mechanismen gewährleisten, dass Ihre E-Mails von den E-Mail-Anbietern als vertrauenswürdig eingestuft werden, was die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Zustellung erhöht.
2. DSGVO-konformer Anmeldeprozess: kajomi MAIL sorgt für DSGVO-konforme Anmeldeverfahren. Anmeldungen durchlaufen Dank Automationen den Double-Opt-In-Prozess.
3. System generierte Abmelde-Links: kajomi MAIL stellt Ihnen passende Abmelde-Links zu Ihren Newslettern bereit. Es reicht das Setzen eines Platzhalters. Dadurch sind Sie immer auf der sicheren Seite und gewährleisten, dass Ihre E-Mails den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Gleichzeitig wird den Empfängern ermöglicht, sich problemlos von Ihrem Newsletter abzumelden, was eine positive Nutzererfahrung fördert.
4. Umfassende Analytics-Daten und Kontakteverwaltung: Mit kajomi MAIL haben Sie Zugriff auf umfassende Analytics-Daten und Funktionen zur Kontakteverwaltung. Sie können Ihre Kontaktlisten einfach pflegen, Selektionen vornehmen und personalisierte E-Mails erstellen. Dadurch erhöhen Sie die Relevanz Ihrer E-Mails für die Empfänger und steigern die Erfolgschancen Ihrer E-Mail-Kampagnen.