Das kleine 1×1 der richtigen Zustellung

Die Zustellung von E-Mails kann sehr frustrierend sein und so manchen kühlen Kopf viele Nerven kosten. Sie möchten Hunderte oder sogar Tausende E-Mails auf einmal zustellen und davon ausgehen können, dass Ihre Kunden Ihre Neuigkeiten auch lesen? Sie suchen eine konkrete Anleitung, um die Zustellung von Newslettern zu optimieren? Wir haben für Sie alle wichtigen Inhalte zum Thema E-Mail Zustellung zusammengefasst und unterstützen Sie mit unserem 1×1 der richtigen Zustellung Schritt für Schritt.

Zielgruppengerechte und relevante Inhalte

Zielgruppengerechte und relevante Inhalte zu erstellen, kostet alle Beteiligten viel Zeit und Energie und sollte deshalb einer vorab entwickelten Strategie folgen.

Ein guter Newsletter zählt heutzutage zu den besten Maßnahmen für effizientes und nachhaltiges Marketing. Um die Zustellung von E-Mails zu gewährleisten, eine hohe Konversionsrate zu erreichen und damit gewinnbringende Umsätze zu generieren, sind zielgruppengerechte und relevante Inhalte essenziell. Denn ohne sie landen Newsletter oftmals im Papierkorb oder werden unter Umständen gar nicht wahrgenommen.

Definieren Sie Ihre Ziele vorab, setzen Sie wichtige KPIs und erarbeiten Sie eine erfolgsorientierte Strategie, um Ihren Kunden langfristig einen Mehrwert zu bieten.

Die Betreffzeile – der erste Eindruck zählt!

Um in einer Vielzahl an E-Mails hervorzustechen, benötigt jede E-Mail (Newsletter, E-Mail-Einladung, Willkommens-E-Mail) eine ansprechende und auffallende Betreffzeile. Diese sollte auf den Inhalt Ihrer E-Mail Bezug nehmen und vor allem neugierig machen.

Dabei tragen Emojis, persönliche Anreden sowie Fragen oder Ausrufe erheblich zur Öffnungsrate und somit zur Verbesserung der Zustellrate bei. Eine gute Betreffzeile sollte 60 Zeichen nicht überschreiten und gegebenenfalls folgende Eigenschaften enthalten:

• Relevante Satzzeichen
• Symbole/Emojis/Frage/Aufforderung/Termine (Zahlen)
• Persönliche Anrede

Hinweis: Betreffzeilen ziehen die Aufmerksamkeit Ihrer Leser auf sich. Daher sollten die Inhalte Ihrer E-Mails auch geben, was Ihre Betreffzeilen versprechen. Um eine gewinnbringende Customer Journey zu ermöglichen, benötigen Sie hochwertiges Content Marketing, das relevante und attraktiv aufbereitete Inhalte liefert. Vermeiden Sie daher irreführende Betreffzeilen!

Die Zielgruppe richtig ansprechen

Schreiben Sie an unterschiedliche Zielgruppen, spielen gerade die Anrede sowie weiterführende Links und CTAs eine wichtige Rolle für eine erfolgreiche E-Mail Zustellung. Bei Generationsunterschieden kommt es neben der richtigen Ansprache vor allem auf den Inhalt an. Passen Sie die Ansprache in Form von Bildern, Texten etc. entsprechend Ihrer Zielgruppe an. Erstellen Sie bei Bedarf verschiedene Kampagnen und definieren Sie eindeutige Zielgruppen.

Zielgruppe A: Nichts ist so kontinuierlich wie die stetige Veränderung.
Zielgruppe B: Veränderung kommt immer wieder.
Zielgruppe C: Alles verändert sich.

Das richtige Text-Bild-Verhältnis

Das Text/Bild Verhältnis sollte stimmen. Denn grundsätzlich haben Sie nur wenige Sekunden Zeit, um Ihre Leser von Ihrer Message zu überzeugen. Viele Bilder haben oftmals ein ansprechendes Design, lassen sich aber mit diversen E-Mail-Clients erst durch nachträgliches Klicken laden.

Die Zustellrate optimieren Sie, indem Sie Sie Bilder textunterstützend einsetzen und auf ein ansprechendes Layout setzen. Stellen Sie den Text in den Vordergrund und fügen Sie hochwertige und vor allem relevante Bilder ein. So haben Sie bereits die ersten Weichen gelegt, um mit der Zustellung von E-Mails erste Erfolge zu verbuchen.

Wird die korrekte Darstellung Ihrer E-Mail-Inhalte durch den E-Mail-Client Ihres Kunden vorerst unterdrückt, spielen auch Alt-Text und Title-Attribut eine wichtige Rolle. So kann der User Inhalte lesen, selbst wenn die E-Mail nicht vollständig geladen ist oder im Spam-Ordner liegt.

Professionelles Versandsystem mit Whitelisting CSA & DDV Mitglied

Effektives E-Mail-Marketing benötigt Zuverlässigkeit und Flexibilität. Ein professionelles Versandsystem ist für Sie relevant, wenn Sie einen der folgenden Bereiche in Ihrem Unternehmen optimieren möchten:

• Echtzeit-Analysen mit allen Öffnungs- und Klickraten
• Messbarkeit mit detailliertem Reporting der festgelegten KPIs
• Erhöhung Ihres Return-on-Invests
• Dialogmarketing
• Steigerung der Konversionsrate
• Testing im Bereich Zustellbarkeit und Konversionsrate
• Aktualität der zugestellten Informationen
• Nachhaltige Kundenbindungen
• Minimierung von Streuverlusten

Darüber hinaus profitieren Sie mit mit einem professionellen Versandsystem durch vielseitige Vorteile, wie beispielsweise die Personalisierung von Inhalten. Über Ihr Corporate Design und einen webbasierten Editor im Baukastenprinzip transportieren Sie die Emotionen, die Sie bei Ihren Kunden auslösen möchten.

Die Newsletter Zustellung optimieren Sie dank einer schlichten Übersicht, detaillierten Selektionsmöglichkeiten und der Analyse von Nutzerverhalten und können so Ihre Kampagnen mit Leichtigkeit ändern und planen. Darüber hinaus erhalten Sie zeitgesteuerte Tools zur Automatisierung von E-Mails – dies trägt ebenso zur Verbesserung der Zustellrate bei.

Hinweis: Die Certified Senders Alliance (CSA) regelt die sogenannte CSA-Whitelist. Diese wurde durch den Verband für Deutsches Dialogmarketing (DDV) in Kooperation mit dem Verband der Internetwirtschaft (eco) und E-Mail-Versendern gegründet. Jeder Versender, der im CSA Whitelisting eingetragen ist, profitiert von uneingeschränkter Zustellung von E-Mails in den entsprechenden Postfächern. Professionelle Versandsysteme erfüllen immer häufiger die Kriterien der CSA-Whitelist und aktualisieren Ihre Versandoptionen nach den aktuellen Richtlinien. Das Whitelisting über die CSA vereinfacht die Arbeit des ESP in der Kommunikation mit den ISPs. Als echte Whitelistinginstanz versagt die CSA allerdings, da sich ihr nur wenige ISPs angeschlossen haben und die CSA darauf keinen Einfluss hat.

Professionelles Versandsystem mit Spam-Check vorab

Als Spam eingestufte E-Mails landen im Spam-Ordner und werden in der Regel nie geöffnet. Mit einem professionellen Versandsystem durchlaufen all Ihre Kampagnen vor der Zustellung einen Spam-Check. Dank automatisierter Prozesse erreichen Sie bei Ihren E-Mails eine herausragende Versandqualität, eine hohe Zustellbarkeit und stellen eine überdurchschnittliche Performance sicher.

SPF Records/ DKIM/ DMARC – Standardprotokolle für E-Mail-Signaturen

Die Standardprotokolle schützen vor diversen Sicherheitsproblemen. Damit Sie durch eine erfolgreiche Zustellung von Newslettern und anderen E-Mails nachhaltige Kundenbindungen aufbauen können, müssen die drei Standardprotokolle für E-Mail-Signaturen implementiert sein.

• Das SPF-Protokoll (Sender Policy Framework) basiert auf dem DNS-Server Ihrer Domain und berechtigt und zertifiziert Ihre IP-Adresse, E-Mails zu versenden. Hiermit schützen Sie sich vor Phishing-Angriffen und Drittanbietern, die sich für Sie ausgeben.
• Das DKIM-Protokoll (Domain Keys Identified Mail) ist verschlüsselt und basiert auf öffentlichen Schlüsseln Ihrer DNS. Sie erhalten die Option, Ihre E-Mails mit Ihrem Domainnamen zu signieren und offerieren Ihren Lesern somit die Echtheit Ihrer E-Mail. Hiermit beugen Sie insbesondere Man-in-the-middle-Angriffen vor. Bei solchen schleust sich eine dritte Partei in die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden, sammelt entsprechende Daten und leitet die E-Mail dann unbemerkt weiter.
• Das DMARC-Protokoll (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) liefert Ihnen konkrete Anweisungen, sollten Sie dennoch von einem Cyber-Angriff betroffen sein und kann in Ergänzung mit SPF und DKIM genutzt werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, Benachrichtigungen für fälschliche Identitätsverwendungen (z. B. eine nicht genehmigte IP-Adresse als Absender) einzustellen.

Hinweis: Diese Einstellungen werden bei kajomi MAIL automatisch vorgenommen.

Complaint Feedback Loops – hören Sie bei Beschwerden richtig hin!

Ihre Newsletter Zustellung optimieren Sie weiterhin, indem Sie Ihre Complaint Feedback Loops (Beschwerde-Feedback-Rate) berücksichtigen und daraufhin entsprechende Maßnahmen zeitnah einleiten (beispielsweise die Löschung von Abonnenten).

Kennen Sie Ihre Spam-Beschwerdequote? ISPs (beispielsweise Yahoo oder Hotmail) verwenden viele Variablen, um zu ermitteln, wie zufrieden ihre Kunden mit ihren E-Mails sind. Die vorhandenen Daten entscheiden folglich darüber, ob Newsletter richtig zugestellt werden und ordentlich im Posteingang landen.

Bei kajomi erledigen wir das für Sie – so können Sie sich weiter auf Ihr Business konzentrieren, während wir Ihre Newsletter Zustellung optimieren.

Inhalte und Einstellungen prüfen: Datenqualität & Listenhygiene

Eine rechtskonforme Datenqualität bei der Versendung und Speicherung von Daten ist insbesondere seit dem Inkrafttreten der DSGVO in jedem Unternehmen ein „Muss“.

Um eine höhere Datenqualität zu gewährleisten, sollten Sie folgende Punkte in Ihrem Unternehmen analysieren:

• Defizite in der Adressgenerierung
• Bounce-Faktor (Bounce-Management)
• Beschwerde-Anteile
• Zustimmungen zum E-Mail-Versand

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Adressbestände regelmäßig prüfen lassen, denn alte Datenbestände sind ein Tabu bei professionellem E-Mail-Marketing. Nicht-Reagierern sollten Sie auf anderem Wege ein Gespräch anbieten – andernfalls sollten Sie sie aus Ihrer E-Mail Liste entfernen. Generell sollte die Reaktionsquote auf Ihre Kampagne mindestens 50 % betragen.

Adressbestände lassen sich mit modernen Analysemethoden prüfen, sodass Ihre Listenhygiene ohne größere Bedenken und Risiken sichergestellt ist.

Um festzustellen, ob mangelhafte Datenqualität vorliegt und eine saubere Listenhygiene sicherzustellen, sind unter anderem folgende Punkte zu prüfen:

• Nicht zugeordnete Zustimmungseinholung (Permission-Einholung oder Adressgenerierung)
• Fehlerhaftes Opt-in-Verfahren oder klarer Nachweis eines nicht erfolgten Double-Opt-in-Verfahrens
• Ungenügende Bereinigung von Adresslisten oder Whitelisting-Probleme

DOI – Double-Opt-in für eine saubere Datenqualität

Der Empfänger genehmigt durch ein Double-Opt-in (DOI) Verfahren durch E-Mail-Marketing versendete E-Mails (Newsletter) zu erhalten. Hierbei bekommt der Empfänger bei der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link, welcher für eine rechtssichere Bestätigung geklickt werden muss. Erst nach diesem Klick werden Adressangaben und andere personenbezogene Daten bestätigt und das DOI somit ausgelöst.

Für etwaige rechtliche Unstimmigkeiten ist ein ordentlicher Opt-in-Prozess demnach unabdingbar. Folgende Daten sollten zu jedem Zeitpunkt gespeichert und gesichert werden:

• URL der Newsletter Anmeldung
• Zeitstempel (Timestamp) sowie anzumeldende IP-Adresse
• Zeitstempel (Timestamp) und IP-Adresse der Bestätigung
• Akzeptanz der Einwilligungserklärung (oft mit Häkchen)
• Double-Opt-in E-Mail

Erfolgreiches E-Mail-Marketing dank richtiger Zustellbarkeit

Ihr Newsletter kommt nicht an? Die Zustellbarkeit von E-Mails und Newslettern hängt von vielen Faktoren ab. Um mit Ihrem E-Mail-Marketing Erfolge zu verbuchen, achten Sie auf folgende Versandoptionen:

• Mailgröße: Maximum 100 kb (Größere Datenmengen sollten Sie eher aufteilen und in mehreren E-Mails versenden)
• Gepflegte und rechtssichere Verteiler, inaktive User reaktivieren oder löschen (Bouncerate und Bounce-Management)
• Spamfilter checken
• Seed-Liste anlegen und auswerten (zusätzliche E-Mail-Adressen als Anhang zum bestehenden Verteiler)
• Klicks und Öffnungen nach ISP auswerten (Leadmanagement-Kampagnen auf Basis des Klickinteresses)
• Sinnvolles versenden (richtige Inhalte recherchieren und konzipieren)
  • Aussagekräftiger und ansprechender Betreff
  • Persönliche Anrede
  • Gut formulierter und grammatikalisch korrekter Text
  • Angemessene Grußformel
• User nicht mit einer Vielzahl an E-Mails überfordern!

Die intuitive Handhabung von kajomi MAIL überlässt die Datenhoheit in Ihren Händen und gewährt Ihnen aufgrund modernster Technologien höchste Datensicherheit. Egal, von welchem Online-Arbeitsplatz Sie zukünftig E-Mails zustellen möchte – wir unterstützen Sie dank 18 Jahren Erfahrung mit unserem qualifizierten Support Team jederzeit mit Rat und Tat.

Autor: Moritz Waldner